Organiser une manifestation

Vous souhaitez organiser une manifestation prochainement, voici un récapitulatif sommaire des démarches à effectuer en amont. Les démarches ci-dessous sont à effectuer pour chaque manifestation (même si elles ont été effectuées l’année passée).

ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Lydie Albert ou Cendrine Le Douarin
urbanisme@ville-nueil-les-aubiers.fr

Deux mois minimum avant la manifestation

Le principe de l’organisation d’une manifestation consiste :  

  • Pour l’organisateur, à mettre en place un dispositif qui devra respecter la réglementation et assurer la sécurité du public présent ;
  • Pour le maire, en sa qualité d’autorité de police, à autoriser ou non la tenue d’une manifestation sur le territoire de sa commune, et à prendre les mesures qui s’imposent afin d’assurer la sécurité du public présent.
    Le guide des bonnes pratiques de sécurisation d’un évènement

Les démarches :

  • Remplir la fiche de liaison et nous la faire parvenir avec une attestation de responsabilité civile.
  • Si la manifestation se déroule sur le domaine public et que des mesures de sécurité sont nécessaires pour l’organisation de celle-ci :
    • Remplir le dossier sécurité
    • fournir un plan précis de l’implantation de votre manifestation avec les moyens de sécurité mis en place
  • Entre 1500 et 5000 personnes la fiche de liaison est également à transmettre à la sous préfecture de Bressuire
  • Au dessus de 5000 personnes attendues « le dossier sécurité grand rassemblement » doit être complété et transmis à la sous-préfecture de Bressuire.

Le Dispositif Prévisionnel de Sécurité
le DPS est là pour couvrir les risques à l’occasion de manifestations sportives, culturelles ou festives. Il est conseillé à partir de 200 personnes et obligatoire au dessus de 1500 personnes attendues instantanément.
Une grille d’évaluation des risques est calculée en fonction du contexte, de l’environnement, du type d’événement et du public attendu. Cette grille déterminera la configuration du dispositif de secours à mettre en place. » lien vers grille évaluation des risques »
Si le DPS doit être mise en œuvre – ce qui sera le cas pour des rassemblements d’envergure ou présentant un risque particulier – le recours à une association de sécurité civile agréée est alors exigée et une convention doit être signée entre l’organisateur et celle-ci.
3 AASC compétentes à ce jour dans les Deux-Sèvres :
– l’association de protection civile 79 : infos@adpc79.com
– La délégation départementale de la Croix-Rouge : dd79@croix-rouge.fr
– L’union départementale des premiers secours : formation79@ps-premiers-secours.com

La dématérialisation en 2022
Attention, si Il s’agit d’une manifestation sportive, la demande d’autorisation doit être déposée sur la plateforme du ministère des sports : https://www.manifestationsportive.fr/



UTILISATION DE SALLES COMMUNALES

Consultation possible du planning en ligne sur le site de la mairie avec pré-réservation possible par mail (bien attendre la confirmation par mail)
Aucun report n’est fait par les services administratifs
Pour l’espace culturel Belle-Arrivée, anticiper les réservations en septembre pour l’année N+2


UTILISATION DU MATÉRIEL DES SERVICES TECHNIQUES / DÉBIT DE BOISSON TEMPORAIRE

Deux mois minimum avant la manifestation

Demande de réservation de matériel à faire en fonction des besoins.

Toute vente d’alcool lors d’une manifestation est soumise à une demande d’autorisation.
Un arrêté vous est ensuite retourné.
Le nombre par année est limité.



COMMUNICATION

Formulaire d’autorisation des supports municipaux

Demande à faire trois mois avant la manifestation

Si vous souhaitez que vos évènements apparaissent sur les supports de la ville (site Internet, Facebook, affichage, etc.), vous devez faire une demande d’autorisation.

DescriptifsContactsAnnexesDélais
ORGANISATION ADMINISTRATIVE Le principe de l’organisation d’une manifestation consiste :  
– pour l’organisateur, à mettre en place un dispositif qui devra respecter la réglementation et assurer la sécurité du public présent ;
– pour le maire, en sa qualité d’autorité de police, à autoriser ou non la tenue d’une manifestation sur le territoire de sa commune, et à prendre les mesures qui s’imposent afin d’assurer la sécurité du public présent.
Le guide des bonnes pratiques de sécurisation d’un évènement

Les démarches :
– Remplir la fiche de liaison et nous la faire parvenir avec une attestation de responsabilité civile.
– Si la manifestation se déroule sur le domaine public, et/ou si des mesures de sécurité sont nécessaires pour l’organisation de celle-ci :
Remplir le dossier sécurité et nous fournir un plan précis de l’implantation de votre manifestation avec les moyens de sécurité mis en place.
Recommandations sur la sécurité des manifestations
Entre 1500 et 5000 personnes la fiche de liaison est également à transmettre à la sous préfecture de Bressuire.
Au dessus de 5000 personnes attendues « le dossier sécurité grand rassemblement » doit être complété et transmis à la sous-préfecture de Bressuire.


Le Dispositif Prévisionnel de Sécurité
le DPS est là pour couvrir les risques à l’occasion de manifestations sportives, culturelles ou festives. Il est conseillé à partir de 200 personnes et obligatoire au dessus de 1500 personnes attendues instantanément.
Une grille d’évaluation des risques est calculée en fonction du contexte, de l’environnement, du type d’événement et du public attendu. Cette grille déterminera la configuration du dispositif de secours à mettre en place. » lien vers grille évaluation des risques »
Si le DPS doit être mise en œuvre – ce qui sera le cas pour des rassemblements d’envergure ou présentant un risque particulier – le recours à une association de sécurité civile agréée est alors exigée et une convention doit être signée entre l’organisateur et celle-ci.
3 AASC compétentes à ce jour dans les Deux-Sèvres :
– l’association de protection civile 79 : infos@adpc79.com
– La délégation départementale de la Croix-Rouge : dd79@croix-rouge.fr
– L’union départementale des premiers secours : formation79@ps-premiers-secours.com

La dématérialisation en 2022
Attention, si Il s’agit d’une manifestation sportive, la demande d’autorisation doit être déposée sur la plateforme du ministère des sports : https://www.manifestationsportive.fr/


Lydie Albert ou Cendrine Le Douarin
urbanisme@ville-nueil-les-aubiers.fr
Fiche de liaison


Recommandations sur la sécurité des manifestations


Dossier sécurité

Dossier sécurité grand
rassemblement


Le calcul du DPS


Deux mois minimum avant la manifestation
UTILISATION
DE SALLES COMMUNALES
Consultation possible du planning en ligne sur le site de la mairie avec pré-réservation possible par mail (bien attendre la confirmation par mail)
Aucun report n’est fait par les services administratifs
Pour l’espace culturel Belle-Arrivée, anticiper les réservations en septembre pour l’année N+2
Bertille Thibaudeau
locations@ville-nueil-les-aubiers.fr
https://www.ville-nueil-les-aubiers.fr / vivre à NLA
/ réservations de salles communales
 
Au plus tôt
UTILISATION
DU MATÉRIEL DES
SERVICES TECHNIQUES
Demande de réservation de matériel à faire en fonction des besoins.Bertille Thibaudeau
locations@ville-nueil-les-aubiers.fr
Contrat
Formulaire de demande
Deux mois minimum avant la manifestation
DÉBIT DE BOISSON
TEMPORAIRE
Toute vente d’alcool lors d’une manifestation est soumise à une
demande d’autorisation.
Un arrêté vous est ensuite retourné.
Le nombre par année est limité
Bertille Thibaudeau
locations@ville-nueil-les-aubiers.fr
Demande débit de
boisson temporaire


Demande débit de
boisson temporaire
enceinte sportive
Demande à faire deux mois avant la manifestation
COMMUNICATIONSi vous souhaitez que vos évènements apparaissent sur les supports de la ville (site Internet, Facebook, affichage, etc.), vous devez faire une demande d’autorisation.Virginie Débarre
communication@ville-nueil-les-aubiers.fr
Formulaire d’autorisation des supports municipaux Demande à faire trois mois avant la manifestation

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